Privacy policy

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

OTTRecord

Dernière mise à jour : 6 septembre 2026

La présente Politique de confidentialité explique comment OTTRecord collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles lorsque vous utilisez le site www.ottrecord.com, passez une commande, utilisez un service OTTRecord, créez ou utilisez un compte, contactez OTTRecord ou utilisez certaines fonctionnalités liées à OTTCity et aux services associés.

OTTRecord accorde une importance particulière à la protection des données personnelles et s’engage à les traiter conformément au Règlement général sur la protection des données (« RGPD »), à la loi Informatique et Libertés et aux autres dispositions applicables.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

OTTRecord
Nom commercial de Arthur Dequaire
Entrepreneur individuel (EI)

SIREN : 924 919 004
SIRET : 924 919 004 00011
Code APE / NAF : 59.20Z – Enregistrement sonore et édition musicale

Adresse :

26 avenue Paul Langevin
51530 Mardeuil
France

Téléphone : +33 7 80 61 57 71
E-mail : contact.ottrecord@gmail.com
Site : www.ottrecord.com

Pour toute question concernant vos données personnelles ou l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter OTTRecord à :

contact.ottrecord@gmail.com

2. Champ d’application

La présente politique concerne notamment les traitements de données réalisés dans le cadre :

du site www.ottrecord.com ;
du Beat Store ;
des commandes Shopify ;
des achats d’instrumentales ;
des licences musicales ;
des stems et contenus numériques ;
des prestations de mixage et mastering ;
des créations sur mesure ;
du coaching ;
des services graphiques et artistiques ;
des demandes de contact et briefs ;
des comptes clients ;
des espaces Account OTTRecord ;
des fonctionnalités OTTCity ;
des communications liées aux commandes et prestations ;
des communications commerciales lorsque celles-ci sont utilisées.

Certaines fonctionnalités peuvent utiliser des infrastructures techniques ou services distincts tout en restant intégrées à l’écosystème OTTRecord.

3. Données personnelles susceptibles d’être collectées

Selon la manière dont vous utilisez OTTRecord, différentes catégories de données peuvent être traitées.

Données d’identification et de contact

Cela peut comprendre notamment :

nom ;
prénom ;
adresse e-mail ;
numéro de téléphone ;
adresse postale ;
adresse de facturation ;
pays ;
informations relatives à une entreprise ou organisation lorsqu’une commande est professionnelle.

Données relatives aux commandes

Cela peut comprendre :

numéro de commande ;
produits ou services commandés ;
instrumentales achetées ;
type de licence ;
formule avec stems ;
montant ;
devise ;
date de commande ;
statut du paiement ;
statut de livraison numérique ;
remboursements éventuels ;
informations nécessaires à la facturation.

Données relatives aux projets artistiques

Lorsque vous commandez une prestation, vous pouvez transmettre notamment :

brief artistique ;
nom d’artiste ;
informations concernant un projet musical ;
références artistiques ;
instructions ;
liens ;
textes ;
fichiers audio ;
voix ;
pistes séparées ;
stems ;
maquettes ;
images ;
pochettes ;
logos ;
vidéos ;
autres fichiers nécessaires à l’exécution de la prestation.

Données relatives aux comptes

Lorsque des fonctionnalités de compte sont utilisées, OTTRecord peut traiter notamment :

identifiant du compte ;
adresse e-mail ;
informations de profil ;
préférences ;
historique de commandes ;
accès à certaines licences ou fichiers ;
suivi de projet ;
informations relatives aux services utilisés.

Communications

OTTRecord peut conserver les informations transmises lors :

d’un e-mail ;
d’une demande de support ;
d’une réclamation ;
d’un brief ;
d’une demande relative à une commande ;
d’un échange concernant une prestation ;
de l’exercice d’un droit relatif aux données personnelles.

Données techniques

Lors de l’utilisation du site, certaines données techniques peuvent être traitées, notamment :

adresse IP ;
type d’appareil ;
navigateur ;
système d’exploitation ;
pages consultées ;
date et heure de connexion ;
données de journalisation ;
informations nécessaires à la sécurité ;
données relatives aux cookies et technologies similaires.

La nature exacte des données techniques dépend des services effectivement utilisés sur le site.

4. Pourquoi OTTRecord utilise vos données

OTTRecord traite les données personnelles uniquement lorsqu’une finalité déterminée le justifie.

Finalité	Base juridique principale
Traiter une commande	Exécution du contrat
Fournir une instrumentale, une licence ou des stems	Exécution du contrat
Réaliser une prestation	Exécution du contrat
Gérer un brief ou un projet	Exécution du contrat ou mesures précontractuelles
Fournir le support client	Exécution du contrat et/ou intérêt légitime
Gérer les comptes et accès	Exécution du contrat
Facturation et comptabilité	Obligation légale
Prévention de la fraude et sécurité	Intérêt légitime
Défense des droits d’OTTRecord	Intérêt légitime et obligations légales
Communications nécessaires à une commande	Exécution du contrat
Communications commerciales	Consentement lorsque celui-ci est requis ou régime légal applicable aux clients existants
Cookies non essentiels	Consentement lorsque la loi l’exige
Amélioration technique et sécurité du site	Intérêt légitime lorsque ce fondement est applicable

OTTRecord veille à ne collecter que les données nécessaires aux finalités concernées.

5. Commandes et exécution du contrat

Certaines informations sont indispensables pour permettre à OTTRecord de :

traiter le paiement ;
confirmer une commande ;
identifier le produit acheté ;
fournir une licence ;
permettre le téléchargement d’un fichier ;
associer une formule avec stems au bon beat ;
exécuter une prestation ;
assurer le support ;
gérer une demande de remboursement ;
assurer le suivi administratif de la commande.

Lorsque ces informations sont nécessaires à l’exécution du contrat, l’absence de fourniture de certaines données peut empêcher OTTRecord de traiter correctement la commande ou la prestation.

6. Paiements

Les paiements effectués sur OTTRecord sont principalement traités à travers l’infrastructure sécurisée de Shopify et les prestataires de paiement disponibles lors du checkout.

OTTRecord n’a pas vocation à recevoir ni conserver le numéro complet de votre carte bancaire ou son cryptogramme de sécurité.

Les informations bancaires nécessaires au paiement sont traitées directement par Shopify et/ou les prestataires de paiement concernés selon leurs propres obligations de sécurité et de confidentialité.

OTTRecord peut recevoir des informations limitées concernant la transaction, telles que :

confirmation ou refus du paiement ;
montant ;
devise ;
moyen de paiement utilisé ;
références de transaction ;
informations partielles permettant d’identifier le paiement.

7. Shopify

OTTRecord utilise Shopify comme infrastructure principale de commerce électronique.

Shopify peut notamment intervenir dans :

l’hébergement de la boutique ;
la gestion du panier ;
le checkout ;
les commandes ;
les paiements ;
les comptes clients Shopify ;
les e-mails liés aux commandes ;
certaines fonctionnalités de livraison numérique ;
la sécurité et la prévention de la fraude.

Pour les marchands établis dans l’Espace économique européen, l’entité Shopify concernée est notamment Shopify International Limited, établie en Irlande.

Selon le traitement concerné, Shopify peut agir comme sous-traitant pour le compte d’OTTRecord et peut également traiter certaines données conformément à ses propres obligations et politiques.

8. Livraison de fichiers numériques

Lorsqu’un client achète un produit numérique, des données de commande peuvent être utilisées pour fournir :

le fichier audio ;
la licence correspondante ;
les stems lorsque l’option a été commandée ;
d’autres fichiers expressément inclus dans l’offre.

La livraison peut être effectuée à travers Shopify, une application de livraison numérique ou un autre système technique utilisé par OTTRecord.

Les informations nécessaires à la livraison sont limitées à celles permettant d’identifier :

le client ;
la commande ;
le produit acheté ;
la variante correspondante ;
les fichiers auxquels le client doit avoir accès.

9. Fichiers transmis par les clients

Dans le cadre de certaines prestations, le client peut transmettre à OTTRecord des fichiers nécessaires à la réalisation du projet.

Ces fichiers peuvent contenir des données personnelles.

OTTRecord les utilise uniquement dans la mesure nécessaire pour :

réaliser la prestation ;
communiquer avec le client ;
effectuer les corrections convenues ;
assurer le suivi du projet ;
traiter une éventuelle réclamation ;
respecter certaines obligations légales ou contractuelles.

Lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’une prestation, certains fichiers peuvent être transmis à un collaborateur ou prestataire intervenant effectivement sur le projet.

OTTRecord ne considère pas son infrastructure comme un service permanent d’archivage personnel.

Le client reste responsable de la conservation d’une copie de ses fichiers originaux et finaux.

10. OTTCity et espace Account

OTTRecord utilise également des espaces techniques distincts de la boutique Shopify pour certaines fonctionnalités liées notamment :

aux comptes ;
au suivi de projets ;
aux profils ;
à la communauté ;
aux créations ;
aux communications ;
aux accès privés.

Ces fonctionnalités peuvent notamment être accessibles depuis les sous-domaines ou services Account et Social d’OTTRecord.

Lorsque cela est nécessaire, des informations limitées peuvent être échangées entre Shopify et ces services afin d’assurer la continuité du parcours utilisateur, par exemple :

identification d’un compte ;
référence de commande ;
accès à une fonctionnalité ;
statut d’un projet ;
droits associés à un achat.

Ces échanges doivent rester limités aux données nécessaires au fonctionnement du service concerné.

11. Communications relatives aux commandes

OTTRecord peut envoyer des communications nécessaires au fonctionnement du service, notamment :

confirmation de commande ;
informations de paiement ;
lien de téléchargement ;
mise à jour d’un fichier numérique ;
demande de brief ;
suivi de prestation ;
information de sécurité ;
réponse du support ;
document ou information contractuelle.

Ces messages ne constituent pas nécessairement de la prospection commerciale.

Ils peuvent être nécessaires à l’exécution du contrat ou au suivi de la relation client.

12. Communications commerciales

OTTRecord peut adresser des communications commerciales lorsque les conditions légales applicables sont remplies.

Pour les personnes qui ne sont pas encore clientes, la prospection électronique destinée aux particuliers repose en principe sur leur consentement préalable.

Lorsque la législation le permet, OTTRecord peut également informer un client existant de produits ou services similaires à ceux qu’il a déjà achetés, sous réserve :

qu’il ait été informé de cette possibilité ;
qu’il puisse s’y opposer facilement ;
que chaque communication permette d’exercer cette opposition.

Lorsqu’un consentement est utilisé, il peut être retiré à tout moment.

Le retrait du consentement n’affecte pas les traitements réalisés légalement avant ce retrait.

13. Cookies et technologies similaires

OTTRecord peut utiliser des cookies et technologies similaires nécessaires notamment :

au fonctionnement du site ;
au panier ;
au checkout ;
à la sécurité ;
à la connexion ;
aux préférences.

D’autres cookies, notamment de mesure d’audience ou de marketing, peuvent être utilisés lorsqu’ils sont activés et lorsque le consentement requis a été obtenu.

Les informations détaillées concernant ces technologies sont présentées dans la Politique relative aux cookies OTTRecord.

14. Destinataires des données

Les données personnelles ne sont accessibles qu’aux personnes et organismes qui en ont besoin pour accomplir leurs missions.

Selon les services utilisés, les destinataires peuvent notamment comprendre :

OTTRecord ;
Shopify ;
prestataires de paiement ;
prestataires de livraison numérique ;
prestataires techniques et d’hébergement ;
prestataires nécessaires au fonctionnement d’OTTCity ou des comptes ;
collaborateurs intervenant effectivement sur une prestation ;
prestataires de messagerie ;
autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’exige.

L’accès doit rester limité aux informations nécessaires.

OTTRecord ne transmet pas un fichier de clients à des tiers à des fins de prospection commerciale indépendante sans respecter les règles applicables en matière d’information et, lorsqu’il est requis, de consentement.

15. Transferts internationaux de données

Certains prestataires utilisés par OTTRecord peuvent traiter ou héberger des données depuis des pays situés en dehors de l’Espace économique européen.

Cela peut notamment concerner certaines opérations réalisées par Shopify et ses sous-traitants.

Lorsque des données sont transférées vers un pays qui ne bénéficie pas d’une décision d’adéquation applicable, ces transferts doivent être encadrés par un mécanisme reconnu par la réglementation applicable, pouvant notamment comprendre les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

16. Durées de conservation

OTTRecord ne conserve pas les données personnelles indéfiniment.

La durée dépend de leur finalité et des obligations légales applicables.

Commandes et relation commerciale

Les informations nécessaires à la gestion active d’une commande ou prestation sont conservées pendant la durée nécessaire à l’exécution et au suivi de la relation contractuelle.

Certaines données peuvent ensuite être archivées lorsqu’elles sont nécessaires à la preuve d’un contrat, à la gestion d’un litige ou au respect d’une obligation légale.

Facturation et pièces comptables

Les factures, bons de commande et pièces comptables devant légalement être conservés sont archivés pendant la durée imposée par la réglementation applicable, pouvant notamment atteindre 10 ans.

Contrats électroniques

Lorsque les conditions légales correspondantes sont réunies, notamment pour certains contrats électroniques conclus avec un consommateur d’un montant au moins égal au seuil légal applicable, les documents contractuels peuvent être conservés pendant 10 ans.

Prospection commerciale

Les données utilisées à des fins de prospection peuvent être conservées pendant la relation commerciale puis, conformément aux recommandations applicables, jusqu’à 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale ou du dernier contact pertinent, selon la situation.

Pour un prospect non client, les données utilisées à des fins de prospection peuvent être conservées jusqu’à 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact venant de sa part.

Opposition à la prospection

Les informations strictement nécessaires permettant de respecter une opposition à la prospection peuvent être conservées afin d’éviter de solliciter de nouveau la personne concernée.

Comptes

Les données d’un compte peuvent être conservées pendant son utilisation.

Lorsqu’un compte reste durablement inactif, OTTRecord peut appliquer une durée d’inactivité raisonnable avant suppression ou anonymisation, sous réserve des données devant être conservées pour une autre finalité légale ou contractuelle.

Fichiers artistiques

Les fichiers transmis pour une prestation sont conservés pendant la durée nécessaire :

à l’exécution du projet ;
aux corrections convenues ;
au suivi raisonnable de la prestation ;
à la gestion d’un éventuel litige.

Ils peuvent ensuite être supprimés lorsqu’aucune obligation ou nécessité justifiée n’impose plus leur conservation.

17. Sécurité

OTTRecord met en œuvre des mesures raisonnables destinées à protéger les données personnelles contre notamment :

l’accès non autorisé ;
la perte ;
la destruction ;
la divulgation ;
l’altération ;
l’utilisation frauduleuse.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

limitation des accès ;
authentification ;
utilisation de connexions sécurisées ;
journalisation ;
séparation de certaines infrastructures ;
sauvegardes ;
mises à jour techniques ;
utilisation de prestataires spécialisés comme Shopify.

Aucun système informatique ne pouvant offrir une sécurité absolue, OTTRecord adapte ses mesures en fonction des risques et des moyens raisonnablement disponibles.

18. Fraude et sécurité des transactions

OTTRecord et certains prestataires peuvent utiliser des informations techniques ou relatives à une commande afin de :

détecter des comportements frauduleux ;
protéger les moyens de paiement ;
empêcher des accès non autorisés ;
prévenir l’utilisation abusive du site ;
sécuriser les comptes ;
protéger l’exclusivité des instrumentales.

Des outils automatisés peuvent contribuer à signaler une opération à risque.

OTTRecord ne prend pas, dans le cadre normal de ses services, de décision produisant des effets juridiques significatifs sur une personne sur le seul fondement d’un traitement entièrement automatisé, sauf lorsque cela serait autorisé et encadré par la réglementation applicable.

19. Vos droits

Selon la nature du traitement et sa base juridique, vous pouvez disposer notamment :

d’un droit d’accès à vos données ;
d’un droit de rectification ;
d’un droit à l’effacement ;
d’un droit à la limitation du traitement ;
d’un droit d’opposition ;
d’un droit à la portabilité lorsque les conditions sont réunies ;
du droit de retirer votre consentement à tout moment lorsqu’un traitement repose sur celui-ci ;
du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

Certains droits peuvent être limités lorsque la conservation ou le traitement des données reste nécessaire au respect d’une obligation légale, à l’exécution d’un contrat ou à la défense de droits en justice.

20. Exercice de vos droits

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter :

OTTRecord – Arthur Dequaire EI

26 avenue Paul Langevin
51530 Mardeuil
France

E-mail : contact.ottrecord@gmail.com

Afin de protéger les données personnelles, OTTRecord peut demander des informations raisonnablement nécessaires pour vérifier l’identité de l’auteur d’une demande lorsque cela est justifié.

OTTRecord répond aux demandes dans les délais prévus par la réglementation applicable.

21. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles ne respecte pas la réglementation applicable, vous disposez du droit d’adresser une réclamation à la :

Commission nationale de l’informatique et des libertés – CNIL

Il est néanmoins possible de contacter préalablement OTTRecord afin de rechercher une solution concernant la demande.

22. Données concernant les mineurs

Les services commerciaux d’OTTRecord ne sont pas spécifiquement destinés aux enfants.

Lorsqu’un mineur souhaite conclure un contrat ou effectuer un achat nécessitant juridiquement l’autorisation de son représentant légal, cette autorisation peut être demandée.

OTTRecord ne cherche pas volontairement à collecter des données personnelles concernant des enfants lorsque celles-ci ne sont pas nécessaires au fonctionnement d’un service légitime.

23. Données sensibles

OTTRecord ne demande pas aux utilisateurs de transmettre inutilement des données sensibles au sens du RGPD.

Les clients doivent éviter d’inclure dans leurs briefs ou communications des informations sensibles sans lien avec la prestation demandée.

Lorsque certaines informations de cette nature apparaissent accidentellement dans un fichier artistique ou une communication, OTTRecord veille à ne les traiter que dans la mesure strictement nécessaire à la finalité concernée.

24. Liens et services tiers

OTTRecord peut contenir des liens ou intégrations vers des services externes.

Lorsque vous quittez l’environnement contrôlé par OTTRecord pour utiliser un service indépendant, le traitement de vos données peut être soumis à la politique de confidentialité du fournisseur concerné.

OTTRecord ne contrôle pas les pratiques de confidentialité des services tiers indépendants.

25. Évolution de la présente politique

OTTRecord peut modifier la présente Politique de confidentialité notamment afin de tenir compte :

d’une évolution de ses services ;
d’un changement technique ;
de nouveaux prestataires ;
d’une modification de la législation ;
d’une évolution de Shopify, OTTCity ou des services associés.

La date de dernière mise à jour est indiquée en haut du document.

Lorsque la réglementation l’exige, les personnes concernées seront informées d’une modification importante.

26. Contact

Pour toute question concernant la présente Politique de confidentialité ou le traitement de vos données personnelles :

OTTRecord
Arthur Dequaire – Entrepreneur individuel

SIREN : 924 919 004
SIRET : 924 919 004 00011
APE / NAF : 59.20Z

26 avenue Paul Langevin
51530 Mardeuil
France

Téléphone : +33 7 80 61 57 71
E-mail : contact.ottrecord@gmail.com
Site : www.ottrecord.com